La console de mise en route

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Ouvrir la console

1. Sur la page d'accueil https://tremblay-systems-integration-inc.tremblaysystems.ca/, ouvrez « Pour la personne qui administre », puis « Ouvrir la console ».
2. Connectez-vous avec le compte administrateur. Les mots de passe d'installation se trouvent dans votre espace client TSI.

Inscrire le personnel

1. Pour chaque employé, donnez son prénom, son nom et une adresse de courriel personnelle. C'est là que part le lien d'inscription : l'employé ne peut pas encore ouvrir sa boîte professionnelle.
2. La console lui crée un identifiant, son adresse professionnelle, et l'autorise au coffre si votre entreprise en a un.
3. L'employé reçoit « Votre compte est prêt » et suit le guide Votre première connexion. Le lien vaut 14 jours et ne sert qu'une fois.

Sans adresse personnelle, aucun courriel ne part : la console vous montre le lien, et vous le remettez vous-même à l'employé.

Quand un employé part ou oublie son mot de passe

• Suspendre désactive son compte et ferme ses sessions. Dans les 15 secondes, ses applications déjà branchées sont coupées aussi : courriel (téléphone, Thunderbird), application Nextcloud et coffre. Pour fermer les sessions de courriel, le serveur de courriel redémarre quelques secondes : les applications de courriel du reste du personnel se reconnectent d'elles-mêmes. Le courrier continue d'arriver. Réactiver rend l'accès avec le même mot de passe : Cloud revient dans les 15 secondes, le coffre dans les 5 minutes.
• Nouveau mot de passe en pose un nouveau, affiché une seule fois. Remettez-le à l'employé de vive voix ; il pourra le changer ensuite.
• Mot de passe oublié : la carte du même nom l'active ou le désactive pour tout le personnel. Activé, un employé qui a inscrit un courriel personnel de secours dans son profil choisit seul un nouveau mot de passe. Qui contrôle cette adresse peut changer le mot de passe : désactivez-le si ce risque ne vous convient pas.
• Supprimer une boîte n'est possible qu'une fois le compte suspendu. Sinon, le prochain courriel reçu la recréerait.

Qui gère les boîtes, et la trace qui en reste

• Seul le compte administrateur, créé à la première ouverture de la console, peut s'y connecter. Un compte d'employé est refusé, même avec le bon mot de passe.
• La carte « Gérer les boîtes aux lettres » demande en plus, à la connexion, le « Mot de passe d’administration du courriel ». La console ne le garde pas : redonnez-le à chaque visite. Sans lui, la carte reste fermée.
• Chaque geste réussi sur cette carte (suspension, réactivation, nouveau mot de passe, suppression) est noté dans le journal du serveur : le compte administrateur qui l'a fait, la boîte, l'heure et l'adresse IP d'où venait la demande. Jamais le mot de passe. Ce journal repart à zéro quand la console est réinstallée ou mise à jour : si vous devez garder la trace, demandez-en une copie avant à la personne qui a installé le serveur.
• L'inscription d'un employé ne passe pas par cette carte : c'est Authentik, le service des comptes, qui la note. Son journal garde l'invitation créée par votre compte, avec l'heure et l'adresse IP, puis le compte que l'employé a créé en suivant son lien. Les suspensions et réactivations y figurent aussi, à votre nom. Les mots de passe y sont masqués. Ce journal-là est gardé un an et ne repart pas à zéro avec la console.
• L'adresse mail.tremblay-systems-integration-inc.tremblaysystems.ca sert aux logiciels de courriel. Ouverte dans un navigateur, elle ramène à la page d'accueil : les boîtes se gèrent ici, dans la console.

Gérer les coffres

• La carte « Gérer les coffres » demande, à la connexion, le « Jeton d’administration du coffre ». Comme pour le courriel, la console ne le garde pas et la carte reste fermée sans lui.
• « Fermer les sessions » déconnecte un coffre sur tous ses appareils, par exemple après la perte d'un téléphone. L'employé le rouvre avec son mot de passe maître.
• « Retirer la double vérification » sert à l'employé qui a perdu le téléphone qui la portait : il se connecte avec son seul mot de passe maître, puis la remet en place.
• « Désactiver » bloque un coffre sans rien effacer, « Réactiver » le rend tel qu'il était. Suspendre un employé dans la carte des boîtes désactive déjà son coffre : ce geste-ci sert au coffre seul.
• « Supprimer » efface le coffre et tout son contenu, sans retour possible ; il faut taper l'adresse pour confirmer. Un employé invité qui n'a pas encore créé son coffre se retire avec « Retirer l’invitation ».
• Chaque geste réussi est noté dans le journal du serveur, comme ceux des boîtes : le compte administrateur, le coffre, l'heure et l'adresse IP. L'adresse coffre.tremblay-systems-integration-inc.tremblaysystems.ca/admin ramène à la page d'accueil : les coffres se gèrent ici.